Release Procedure para las Reuniones

Las reuniones de PyAr pueden ser propuestas y organizadas por cualquiera de sus miembros, en cualquier lugar del país. Estos son los pasos a seguir para organizarlas.


1 Tareas comunes

Los pasos iniciales son los mismos para cualquier reunión, independientemente de donde se vaya a realizar.

1.1 Proponer la reunión

Escribí un mail a la ListaDeCorreo, proponiendo la reunión. Deberías indicar una fecha aproximada, el o los motivos principales, y el lugar donde pensás que puede realizarse. Puede ser que haya más de un lugar posible.

1.2 Obtener un mínimo de personas interesadas

Es obvio, pero la reunión no podrá realizarse si no hay un mínimo de personas interesadas en asistir. ¿Cuánto es el mínimo? Dependerá de dónde se realice la reunión, y cuales sean los objetivos básicos de la misma. Ante la duda... usá tu sentido común wink

1.3 Fijar fecha y lugar tentativos

Como parte de la discusión, probablemente surjan una o dos fechas tentativas, y consenso sobre el o los lugares en que podría hacerse la reunión. Dependiendo de con cuanta anticipación se esté planificando, en esta etapa, esta fecha y lugar podría llegar a cambiarse.

Una herramienta piola para elegir colaborativamente el día es Doodle: Se pueden proponer varios días distintos, incluso en diferentes semanas, y la gente dice cuando puede: el día con más "votos", gana.

1.4 Seguir el ReleaseProcedure

A partir de este punto, es importante seguir esta lista de pasos, para no olvidarse de nada. Sugerimos copiar los títulos del release procedure en el temario de la reunión, e irlos tachando o marcando a medida que se van cumpliendo.

1.5 Generar el temario

Editar la página ProximaReunion, e ir volcando el temario. Tratá de alentar la participación en este punto, ya que el éxito de la reunión normalmente depende de lograr un temario interesante. Respetá el formato normal de la página.

1.6 Armar una lista de asistentes

Para ayudar en la organización, es importante que las personas interesadas puedan registrarse como asistentes. Una de las secciones de ProximaReunion debería contener una lista en la cual los interesados puedan agregarse ellos mismos editando la página.

1.7 Fijar fecha y lugar definitivos

Esto debería ocurrir como mínimo con una semana de anticipación. A veces el lugar requiere de una confirmación previa de disponibilidad, con lo cual la fecha depende de realizar primero esa confirmación (y de con cuanta anticipación haya que hacerla). Tenelo en cuenta. Siempre deberá discutirse en la ListaDeCorreo cualquier cambio. Cuando esto esté definido, hay que publicarlo en la lista, y agregar un recordatorio en la página de Inicio (esto último tendrá que realizarlo algún admin de PyAr). La fecha y lugar también deberían quedar consignados en ProximaReunion.

1.8 Definir quien dirigirá la reunión

Algún asistente tendrá que hacerse responsable de:

  • Llevar el temario impreso;
  • Cuidar los tiempos que se dedican a discutir cada punto, para que se puedan tratar todos;
  • Tomar nota de los asistentes;
  • Tomar nota de todo lo que se diga;
  • Finalizada la reunión, armar la versión inicial de la minuta de la misma.

1.9 Publicar recordatorios en la lista

Mandá un mail diario a la ListaDeCorreo cuando falten 2 o 3 días para la reunión, y no más (¡no queremos SPAM!). Opcionalmente, podrás pre-anunciar la reunión en la lista de Python en español (con una vez, alcanza).

1.10 Publicar recordatorios el día de la reunión

Mandá un mail a la ListaDeCorreo el mismo día de la reunión, a primera hora, a modo de recordatorio. Algún admin debería actualizar la página de Inicio para reflejar que la reunión es hoy. Si enviaste un preanuncio a python-es, podrías mandar un último mail allí también.

2 Tareas específicas

Algunos lugares requieren de algunas tareas específicas. Las comentamos a continuación, agrupadas por lugar de reunión.

2.1 Reuniones en el Hip Bar

Reservar el salón de abajo

Alguien deberá hacerse responsable de llamar por TE o pasar personalmente por el Hip Bar, y reservar el salón de abajo. La disponibilidad de este lugar puede condicionar la fecha de la reunión. Al momento de la reserva, debería tenerse una lista bastante aproximada de asistentes, para evaluar la posibilidad de pedir el servicio de pizza y cerveza libre.

Pedir que vayan de compras

El Hip Bar tiene su historia de dejarnos de a pie, sin cerveza y sin comida. Al hacer la reserva, recordarles que son un bar, y que ¡no pueden quedarse sin cerveza! smirk

3 Tareas posteriores a la reunión

Una vez celebrada la reunión, deben realizarse las siguientes tareas.

3.1 Eliminar el anuncio de la página de Inicio

3.2 Editar ProximaReunion

Debe eliminarse la fecha y lugar, y aclarar que no hay prevista por el momento una próxima reunión, para evitar confusiones.

3.3 Confeccionar la minuta

La versión inicial estará a cargo de quien haya dirigido la reunión. La página deberá estar abierta a que todos puedan editar el contenido, al menos durante los primeros días posteriores a la reunión. Seguir el ejemplo de minutas anteriores en cuanto a estilo, organización y formato.